IA e flexigurança: a chave para uma gestão bem-sucedida das viagens de negócios

IA e flexigurança: a chave para uma gestão bem-sucedida das viagens de negócios

Em muitas empresas, reservar uma viagem de negócios é muito diferente de reservar férias com amigos e familiares. Em vez de decisões espontâneas e opções flexíveis, os viajantes em negócios são confrontados com as políticas da empresa, restrições orçamentais e requisitos de segurança. Esta tensão entre o desejo de flexibilidade e a necessidade de controlo e segurança coloca grandes desafios às empresas

É aqui que entra o conceito de “flexigurança”. A combinação de “flexibilidade” e “segurança”, no contexto da gestão de viagens de negócios, é o equilíbrio entre a flexibilidade para os colaboradores e a sua segurança, respeitando as diretrizes corporativas. Por um lado, os colaboradores querem gerir as reservas de forma espontânea, escolher o alojamento e o transporte de acordo com as suas preferências, prolongar as viagens ou reservar fora dos canais oficiais da empresa. Por outro lado, quanto mais individualidade e flexibilidade os funcionários têm nas viagens, mais difícil se torna para as empresas garantir a sua segurança. Se não souberem onde se encontram os colaboradores, por exemplo, porque não partilham os seus planos de viagem, as empresas não podem cumprir o seu dever de proteção.

1. Entre oportunidades de carreira e preocupações com a segurança

Os números falam por si: de acordo com a última Global Business Travel Survey by SAP Concur, 65% dos inquiridos na região DACH (Alemanha, Áustria e Suíça) consideram as viagens de negócios importantes para a sua carreira. Ao mesmo tempo, mais de um terço dos entrevistados cancelaria uma viagem de negócios devido a preocupações relacionadas com a segurança ou a situação política no terreno. Isto realça o desafio para as empresas de equilibrar as necessidades dos colaboradores em termos de flexibilidade e desenvolvimento profissional com os crescentes requisitos de segurança.

A IA pode ajudar a enfrentar estes desafios: 96% dos viajantes a negócios na região DACH gostariam de usar opções de reserva suportadas por IA. É essencial que os executivos de RH e gestores de colaboradores entendam o potencial destes desenvolvimentos e os utilizem estrategicamente.

São necessárias soluções inovadoras para superar os desafios da gestão moderna de viagens de negócios.

2. Flexigurança na prática

Os colaboradores exigem mais liberdade quando se trata de viagens de negócios, e as fronteiras entre o trabalho e a vida privada estão a esbater-se. Querem que os seus empregadores tenham em consideração esta tendência para viagens de negócios individualizadas. Para muitos, o bleisure, a oportunidade de prolongar uma viagem de negócios por alguns dias de férias privadas no destino, é um benefício atraente.

Igualmente importante é a flexibilidade na escolha do alojamento e do transporte que satisfaça as necessidades e preferências individuais.

Ao mesmo tempo, as empresas são confrontadas com requisitos de segurança mais rigorosos. A situação geopolítica está a tornar-se complexa e riscos como a instabilidade política ou acontecimentos naturais imprevistos devem ser tidos em conta ao planear viagens. Soma-se a isso a crescente pressão de custos sobre as empresas, o que pode levar a cortes nos orçamentos para opções de viagem mais confortáveis e seguras.

O desafio para os gestores de RH e diretores executivos é encontrar este equilíbrio entre flexibilidade e segurança. É importante não exceder os orçamentos nem negligenciar o dever de assistência – e, ao mesmo tempo, não retirar as liberdades que os colaboradores já desfrutam ou gostariam de desfrutar. O que é necessário são políticas de viagem que permitam margem de manobra suficiente às necessidades individuais, por um lado, mas estabeleçam limites claros, por outro, para garantir a segurança dos colaboradores e cumprir os requisitos de cumprimento.

3. Como a IA melhora o planeamento inteligente de viagens

A inteligência artificial está a revelar-se uma tecnologia-chave para alcançar a flexigurança na gestão de viagens de negócios. Os assistentes conduzidos por IA estão a revolucionar o planeamento de viagens, tirando a pressão dos colaboradores e dos departamentos de RH. Com a ajuda de um destes assistentes, os colaboradores podem planear e reservar viagens de forma eficaz, permitindo que se concentrem em tarefas de maior valor agregado. O assistente cria planos de viagem detalhados e tem em consideração as preferências pessoais, desde o voo e o número de escalas até à categoria do hotel. A IA não só considera os desejos individuais do viajante, mas também os compara automaticamente com a política de viagens.

A IA também pode lidar com cenários mais complexos: uma equipa de cinco pessoas precisa de viajar para uma conferência em Singapura. A solução de IA não só leva em consideração as preferências individuais de cada membro da equipa, mas também elabora os custos gerais, por exemplo, aproveitando descontos em grupo para hotéis ou voos. Ao mesmo tempo, coordena os horários de chegada e partida para que a equipa possa viajar em conjunto, o que promove a coesão e a segurança de cada viajante.

Os colaboradores podem planear uma viagem de negócios compatível de acordo com as suas preferências em apenas alguns passos e embarcar no seu meio de transporte preferido no dia da partida sem preocupações. Isto não só economiza tempo ao reservar, mas também reduz significativamente a carga de trabalho para os gerentes de RH, já que as verificações manuais e processos de aprovação são eliminados.

4. Transformação digital dos relatórios de despesas de viagem

As vantagens das soluções suportadas por IA não se limitam ao planeamento de viagens.

Os colaboradores também podem beneficiar de uma solução digital e suportada por IA na gestão de viagens de negócios durante e após o período de viagem. Por exemplo, qualquer pessoa que pretenda apresentar uma fatura de hotel na Alemanha deve discriminar separadamente no seu relatório de despesas de viagem os vários montantes relativos ao alojamento e ao pequeno-almoço. Em vez de inserir todos os itens individualmente, uma solução de despesas de viagem suportada por IA pode ler e discriminar corretamente os dados da fatura.

Esta função aparentemente simples tem benefícios: os recibos são enviados rapidamente, não há entrada de dados manual após a viagem e tem significativamente menos erros na contabilidade. O que costumava ser uma verdadeira maratona administrativa – triagem de recibos, categorização de despesas, preenchimento de formulários – agora é em grande parte feito automaticamente por inteligência artificial.

O aumento da eficiência alcançado através destes processos automatizados é impressionante. As análises da SAP Concur mostram que os custos dos erros contabilísticos podem ser reduzidos em 60% e o tempo despendido na verificação das despesas até 90%. Para além da redução do esforço administrativo, as despesas podem ser reembolsadas com maior rapidez, o que significa que os viajantes não têm de esperar várias semanas pelo reembolso das despesas.

Para as equipas de RH e finanças, isto representa uma mudança de paradigma. Ganham tempo que podem utilizar em tarefas estratégicas, como o aperfeiçoamento das políticas de viagem ou a análise das tendências de custos. As verificações de cumprimento automatizadas também minimizam o risco de violações das políticas da empresa ou das regulamentações fiscais.

5. Abordagens modernas para a gestão de viagens de negócios

Plataformas de reservas digitais, como a Concur Travel, utilizam IA para aprender com as preferências dos utilizadores e as políticas da empresa e sugerir opções de viagem personalizadas para os utilizadores. Outra abordagem consiste em integrar as reservas externas no plano geral da viagem. Isto permite que as empresas cumpram o seu dever de assistência, mesmo quando os colaboradores reservam de forma flexível e independente.

Os travel managers e aplicações como o Triplt Pro podem oferecer recursos de segurança adicionais e funções de alerta. Informam os viajantes em tempo real sobre as alterações ao itinerário, os potenciais riscos de segurança no destino e fornecem recomendações de ação.

Os prestadores de serviços de segurança especializados, como a International SOS, vão ainda mais longe. Com o seu apoio, as empresas podem reagir rapidamente em caso de emergência e ajudar os seus colaboradores, seja em emergências médicas ou situações de crise. Em caso de emergência, os viajantes teriam acesso imediato a cuidados médicos ou serviços de evacuação, elevando o dever de assistência do empregador a um novo nível.

6. Desafios e soluções para a integração da IA

Quando as empresas implementam soluções de IA na gestão de viagens de negócios, há uma série de desafios a superar. A proteção e a segurança dos dados são prioridades máximas. O processamento de dados confidenciais de viagens requer medidas de segurança fiáveis e o cumprimento rigoroso das regulamentações de proteção de dados, como o RGPD. As empresas devem garantir que os sistemas de IA que utilizam cumprem os mais elevados padrões de segurança e respeitam a privacidade dos seus funcionários.

Tomemos como exemplo o reconhecimento das preferências de viagem: simplifica e personaliza a experiência da reserva. No entanto, é preciso garantir que as informações não sejam transmitidas sem autorização ou utilizadas para outros fins.

O consentimento dos colaboradores também é um fator crítico. Formação e gestão da mudança são necessárias. É importante dissipar os receios em relação às novas tecnologias e informar sobre os benefícios a cada colaborador. Uma abordagem eficaz consiste em criar grupos-piloto para testar as novas ferramentas e partilhar as suas experiências com os colegas. Os viajantes de negócios estão certamente interessados em soluções de IA. No entanto, 92% gostaria de receber apoio da sua entidade patronal, uma vez que ainda não têm a certeza de como utilizar a tecnologia.

As equipas de RH enfrentam a tarefa de desenvolver formação adequada e apoiar os colaboradores à medida que começam a trabalhar. Só assim as empresas poderão explorar todo o potencial da IA e garantir que as soluções integradas sejam utilizadas corretamente.

7. A próxima geração de gestão de viagens

Olhando para o futuro, o suporte da IA tornar-se-á ainda mais inteligente. Os sistemas aprendem com cada interação e estão cada vez mais adaptados às necessidades individuais das empresas e dos colaboradores. Podemos aguardar que os assistentes de IA sejam capazes de lidar com cenários de viagem ainda mais complexos, como coordenar viagens em equipa ou aprimorar rotas de viagem com base na sustentabilidade.

A análise preditiva também terá um papel muito importante. Os sistemas de IA irão prever tendências de viagens e ajudar as empresas a ajustar proactivamente os seus orçamentos e políticas de viagens. A IA também vai tornar-se importante na área de avaliação de riscos e gestão de crises, identificando potenciais perigos numa fase inicial e sugerindo planos de viagem alternativos.

Este desenvolvimento é mais do que apenas um progresso tecnológico. Revela como podem ser os ambientes de trabalho modernos: os processos servem às pessoas, e não contrário.

8. Do fator custo ao impulsionador de valor

A combinação da IA com a abordagem de flexigurança na gestão de viagens de negócios oferece às empresas a oportunidade de equilibrar com sucesso a flexibilidade e a segurança. Para os gestores de RH e os responsáveis pelas decisões relativas aos colaboradores, isto significa não só uma maior eficiência de custos na gestão de viagens, mas também uma maior satisfação dos colaboradores através de opções de viagem flexíveis e seguras. Além disso, os recursos de segurança suportados por IA facilitam o cumprimento do dever de proteção.

Embora a implementação destes sistemas exija investimento inicial e ajustes organizacionais, promete benefícios consideráveis a longo prazo. As empresas que seguirem este caminho agora não só irão criar processos mais eficientes, mas também se posicionam como empregadoras atraentes na competição por especialistas qualificados.

Numa altura em que o mundo do trabalho se torna cada vez mais complexo e global, a fusão dos conceitos de IA e flexigurança na gestão de viagens de negócios oferece uma abordagem promissora para enfrentar os desafios do futuro. Cabe agora aos gestores de RH aproveitar esta oportunidade e preparar as suas empresas para o futuro das viagens.